Calendar

Intervisiebijeenkomst duurzaamheid en duurzaam inkopen

Woensdag7 februari 2018 – 09.30 tot 13.00 uur

Voor gemeentelijke functionarissen
Voor bedrijven die duurzaamheidsinitiatieven (willen) nemen
Locatie: Amersfoort

Programma

1. Ontvangst met koffie / thee
2. Opening door de dagvoorzitter en algemene inleiding
   De overheid koopt jaarlijks voor meer dan 60 miljard in aan goederen en diensten. Aan deze inkopen stelt de overheid eisen waaraan de producten en diensten moeten voldoen. Om duurzaam ondernemen in Nederland een impuls te geven, heeft de overheid enkele jaren geleden gesteld dat al haar inkopen duurzaam moeten zijn. Het bedrijfsleven ondersteunt dit standpunt. In de praktijk zijn er nog wel de nodige knelpunten. Duurzaam inkopen biedt veel kansen. De overheid kan er haar bedrijfsvoering mee verduurzamen en haar uitgaven ermee op orde krijgen door in te kopen op levensduurkosten. Daarnaast creëert duurzaam inkopen door de overheid een hefboom voor bedrijven die een rol willen spelen in de transitie naar een duurzame economie, en die maatschappelijk verantwoord (willen) ondernemen. Het is ook een goedkoop instrument. Het draait om het slim en professioneel uitgeven van geld.Tijdens onze bijeenkomst wisselen we concrete voorbeelden en ervaringen uit de praktijk uit. De bijeenkomst is uitsluitend gebaseerd op specifieke aansprekende praktijkvoorbeelden van de initiatiefnemers en deelnemers. De deelnemers kunnen bij opening van de bijeenkomst melden welke vraag- en probleempunten zij zelf aan de orde willen stellen, onder meer uit de inventarisatielijst onder programmapunt 4. Dus niet alle op de lijst geplaatste aandachtspunten worden besproken, doch alleen de door de aanwezigen te kiezen aandachtspunten en vraagpunten. Dat kunnen overigens ook punten zijn die niet op de inventarisatielijst staan ! Tijdens de bijeenkomst zullen deze problemen grondig worden behandeld, middels praktische intervisie met elkaar. Doelstelling: verkrijging van handvatten voor het maken van keuzes. Men geeft elkaar tips voor kwaliteitsverbetering en kostenreductie. Gebleken is dat gemeenten, bedrijven en andere partijen daar erg veel baat bij kunnen hebben.
3. Tot bij aanvang van de bijeenkomst kunnen nog vraag- en probleempunten worden geagendeerd m.b.t. de volgende relevante hoofd-thema’s:
   Duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen – algemeen, milieu-aspecten en energiezuinigheid, sociale aspecten; Social Return on Investment, MVO-stimulering, verduurzaming bedrijfsvoering, EMVI, ISO 26000 (kwaliteitsnorm maatschappelijk verantwoord ondernemen)
4. Door gemeenten en bedrijven zijn de afgelopen tijd de navolgende vraagpunten, aandachtspunten en kritiekpunten ingediend:
   • We gaan zoeken naar een manier om vorm te geven aan social return in aanbestedingsprocedures, ook als tegelijkertijd regulier personeel uit dienst moet, als gevolg van het inschakelen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
   • Aangezien er nog steeds discussie is over laagste prijs versus EMVI en de wetgeving daartussen, blijven wij zoeken naar een reële verhouding tussen kwaliteitsbeoordeling en prijsbeoordeling.
   • De neiging bij overheden om beleid dichtgetimmerd te maken, zorgt voor relatief weinig manouvreerruimte. Met name bij SROI / sociale voorwaarden remt het de mogelijkheid om aan inschrijvers ruimte te laten en maakt het innovatief aanbesteden dus ook lastig.
   • We zijn een bezuinigende gemeente zonder inkoper of inkoopcoördinator, maar we willen het duurzaam inkopen onder de aandacht brengen van college en collega’s en we willen hen overtuigen van het nut en we willen duurzame werkwijzen borgen.
   • Het is ondoenlijk de duurzame of duurzaamste variant van een product te vinden. Ik vraag me af wat de meerwaarde is van een marktconsultatie en/of een levens-cyclus-analyse (LCA).
   • Duurzaam is een containerbegrip. Het is heel moeilijk om in onderlinge samenhang verschillende duurzaamheidsaspecten tegen elkaar af te wegen en tot een keuze te komen. We willen graag met het bedrijfsleven verder van gedachten wisselen.
   • De paradox tussen duurzaamheid en besparingen wordt niet doorbroken als er geen geld is om investeringen te doen, ook niet als die zich op termijn terugverdienen en ook niet als vooraf bekend is dat duurzaam investeren heel positief kan werken. Inkopers vinden dat duurzaamheidseisen alleen maar kostenverhogend werken terwijl de gemeente fors moeten bezuinigen.
   • Ik heb moeite om bij interne opdrachtgevers en bestuur helder te maken dat refurbished of hergebruik heel goed mogelijk is.
   • De criteriasets van Agentschap NL (bestaat overigens allang niet meer) geven een praktische invulling van duurzaamheid bij inkoop. Ze worden echter niet meer onderhouden (vernieuwd) en niet uitgebreid. Iedere overheid is nu weer bezig om zelf wat te verzinnen. Ik ben op zoek naar een gemeenschappelijke visie en een eenduidige aanpak. Ik wil contact houden met gemeenten en bedrijven om te zoeken naar aanknopingspunten en oplossingen.
   • We zijn op zoek naar ervaringen met best value procurement (BVP) oftewel prestatie-inkoop.
   • Ik ga ervoor zorgen dat criteria voor duurzaam inkopen van Pianoo standaard worden betrokken bij inkoop en aanbesteding in de kleine gemeente Waterland. SROI is al wel vermeld in de nota inkoop & aanbesteding. Aan mij de taak om duurzaamheid onderdeel te laten zijn bij inkoop en aanbesteding.
   • We hebben nog geen ervaringen met BVP. We willen graag overleg met partijen die er al wel mee werken.
   • We vragen ons af hoe we social return kunnen monitoren.
   • De duurzaamheidscriteria van Agentschap NL zijn voor sommige productgroepen niet makkelijk toe te passen als je niet helemaal thuis bent in de materie. Bijvoorbeeld bij voertuigen < 3500 kg.>
   • We leggen duurzaamheidseisen op door in het PVE concreet te benoemen hoe we het controleren. Bijvoorbeeld van Euro 5 voertuigen certificaten / vervoersbewijzen aanleveren na gunning om te controleren of ze niet alleen zeggen dat ze euro 5 rijden maar het ook werkelijk doen.
   • We zoeken naar voor- en nadelen van inbesteden en social return. Wanneer zou dat een zinvol instrument kunnen zijn?
   • Inbesteding schoonmaak. Wij gaan dat doen samen met Sociaal Werkvoorzieningsschap. Huidig schoonmaakpersoneel (van ISS) komt echter in de kaartenbak van Sociale zaken terecht. Dit is een ongewenst neveneffect van het maatschappelijk verantwoord ondernemen.
   • Het streven is om in 2015, althans zo snel mogelijk, 100% duurzaam te gaan inkopen maar we vragen ons af of dit mogelijk is en hoe. We zoeken naar andere criteria dan alleen maar de criteria van Agentschap NL en we overleggen na de bijeenkomst graag met andere gemeenten en bedrijven over ideeën hiervoor.
   • We willen duurzaamheid gaan inpassen bij te verstrekken opdrachten in de GWW
   • Succesfactoren voor duurzaam inkopen: mensen met enthousiasme en enige vakkennis op het gebied van inkopen, communicatief vaardige mensen, korte lijnen en geen schuttingen; ook niet na contractsluiting, mensen die vertrouwen hebben in andere mensen en vertrouwen hebben in de markt.
   • Hoe kan duurzaamheid goedkoop worden – enkele willekeurige ideeën: Laat het aan de markt over, leasen, cost of ownership meenemen en besparingen over komende jaren kapitaliseren, termijnen verlengen, waarde toevoegen aan duurzaamheid, andere afdelingen erbij halen, kostenverdeling tussen afdelingen, koppen bij elkaar steken zo vaak mogelijk, minimumcriteria en politieke criteria, waar lopen de bewoners warm voor, ondernemerscontacten, enthousiasme bij degene die ermee bezig is.
   • Social Return on Investment is in bedrijven in de groenbranche een probleem vanwege het specialistische werk maar er zijn op andere manieren best mouwen aan te passen, bijvoorbeeld door mensen met een afstand tot de markt stage te laten lopen binnen het bedrijf, maar dan niet in het primaire proces maar in het ondersteunende proces.
   • Duurzaamheid stopt als het “te duur” wordt. Maar dit is veelal een gevolg van onbekendheid met inverdienmogelijkheden, terugverdienmogelijkheden, maatschappelijke winst, indirecte en directe bedrijfswinst door het verhogen van omzet in bestaande markten en het zelfs aanboren van geheel nieuwe markten.
   • Best Value Procurement (BVP oftewel prestatie-inkoop) is een goede methode om betere resultaten te behalen. Voegt BVP iets toe als een nieuwe manier van aanbesteden? Hoe werkt het in de praktijk? Waarom is BVP anders dan gunnen op EMVI?
   • Wat zijn voorbeelden van BVP bij succesvolle aanbestedingen in schoonmaak en facilitair beheer.
   • Circulair inkopen wint steeds meer terrein. McKinsey heeft berekend dat een circulaire Europese economie 500 miljard per jaar kan opleveren. Hoe gaan we van de lineaire status quo naar circulaire producten, processen en relaties? En hoe gebruik je de inkoopkracht van je organisatie om deze ontwikkeling te stimuleren?
   • We nemen nu duurzaamheideisen op met als enig bewijs een eigen verklaring, maar we willen in ieder geval wel steekproefsgewijs gaan controleren. Duurzaamheideisen hebben een sterke signaalfunctie naar de markt.
   • Een belangrijk argument om te kiezen voor een niet-openbare procedure is het reduceren van de werkbelasting, zowel bij de aanbieders gezamenlijk als bij de aanbestedende dienst.
   • Wat zijn de meest recente algemene duurzaamheidsontwikkelingen in de branche?
   • Hoe wordt vandaag de dag omgegaan met social return, sociale voorwaarden, milieucriteria enz.?
   • Wat zijn externe invloeden die de prestaties in de keten beïnvloeden?
   • Is het mogelijk om alternatieve producten of diensten aan te schaffen die beter zijn vanuit het oogpunt van duurzaamheid?
   • Is het mogelijk om de vraag globaler te formuleren, opdat leveranciers ruimte krijgen om met duurzame oplossingen te komen?
   • Bij welke aanbestedingen speelde duurzaamheid geen of een beperkte rol, terwijl dat wel mogelijk was?
   • Is inkoop überhaupt noodzakelijk of zijn er andere oplossingen denkbaar, zoals hergebruik of gedeeld gebruik?
5. Slotronde en afsluiting
   Iedereen krijgt de kans tot een laatste woord, een slotconclusie en het doen van een persoonlijke aanbeveling. Ook hiervan wordt verslag opgemaakt.

Woensdag 7 maart 2018, 09.30 uur tot 13.00 uur

Voor gemeentelijke functionarissen
Met inbreng van organisatiekundigen en ondernemersbelangenorganisaties

Locatie: Amersfoort

Programma

1. Ontvangst met koffie / thee
2. Opening en inleiding om 09.30 uur door de dagvoorzitter

Vanuit gemeenten, bedrijven en andere organisaties zijn vraag- en aandachtspunten aangedragen voor de agenda van deze bijeenkomst. Ze staan op de inventarisatielijst (punt 4) van deze agenda. De deelnemers kunnen bij opening van de bijeenkomst melden welke vraag- en probleempunten zij zelf aan de orde willen stellen, onder meer uit deze lijst. Maar niet alle op de lijst geplaatste aandachtspunten worden besproken, doch alleen de door de aanwezigen te kiezen aandachtspunten en vraagpunten. Dat kunnen overigens ook punten zijn die niet op de inventarisatielijst staan ! Tijdens de bijeenkomst zullen deze problemen grondig worden behandeld, gebruikmakend van praktische kennis van de aanwezigen. Doelstelling: verkrijging van ideeën en handvatten voor verbeteringen op de werkvloer.

3. Tot bij aanvang van de bijeenkomst kunnen nog vraag- en probleempunten worden

geagendeerd m.b.t. de volgende relevante thema’s:

Bedrijfsvoering * Publieksdienstverlening * Klantcontactcentrum / Klantcontactsysteem * Verbetering dienstverlening aan burgers en bedrijven * Dienstverlening en informatiebeleid * Shared service center * Gebiedsgericht en wijkgestuurd * Samenwerking backoffice en frontoffice * Beter en goedkoper vanuit het gebruikersperspectief * Klantreizen en serviceformules * * Leanmethode * Smart finance.

4. Groslijst van vraag- en aandachtspunten die door gemeenten en anderen de afgelopen tijd zijn ingediend

Let op: tijdens de bijeenkomst wordt gekozen welke punten worden besproken en kunnen door de aanwezigen ook eigen punten worden ingebracht

• Wat is de toekomst van het KCC en de plek van dienstverlening in de organisatie
• Wat bepaalt het succes van klantcontactcentra en klantcontactsystemen
• De techniek (Klant Contact Systeem, website, digitale loketten) gaat soms harder dan de organisatie en de individuele medewerkers aankunnen.
• Kan een KCC werkelijk binnen afzienbare tijd tachtig procent van alle vragen meteen afhandelen?
• De ene gemeente kiest voor generieke klantadviseurs in een KCC die alle vragen van burgers en bedrijven beantwoorden. Andere gemeenten houden een bepaalde scheiding tussen eerste en tweede lijn of tussen burgers en bedrijven. Wat is wijsheid?
• In de samenwerking tussen KCC en vak-afdelingen is het overdrachtsmoment van belang. Wat verwacht je van elkaar en lever je zoals de ander dat verwacht?
• We streven naar competente (KCC-)medewerkers. Medewerkers die geleidelijk (niet ‘big-bang’) groeien in kennis en kunde om op termijn een breed portfolio van gemeentelijke producten en diensten te kunnen leveren aan burgers en bedrijven.
• In een goed KCC / KCS hebben burgers en bedrijven één contactpunt. Klopt dit in de praktijk?
• De relatie van het KCC met vakafdelingen die taken op het gebied van directe klantcontacten afstaan. Vaak hebben medewerkers van vakafdelingen die voorheen zelf contact hadden met klanten, scepsis over de kwaliteit van een KCC.
• Samenwerking levert niet alleen meer kwaliteit op, maar op de langere termijn ook besparingen. Zoek je buren op. Kijk waar je kosten en kennis kunt delen, zodat je uiteindelijk goedkoper hetzelfde of meer over de bühne krijgt. Buurgemeenten kunnen samen een KCC beginnen. Kijk ook naar organisaties buiten de lokale overheid, zoals woningbouwverenigingen.
• Uit informatie, verkregen van meer dan 100 verschillende gemeenten, blijkt dat niet meteen glashelder is wat bijvoorbeeld de rol van het KCC wordt bij de decentralisaties. De focus lijkt vooral te liggen op de integrale aanpak door professionals. Veel gemeenten zetten in op wijkteams. Maar dekt de gemeente daar wel alle klantvragen op een efficiënte manier mee af?
• In gesprekken met professionals in het Sociaal Domein blijkt dat zij vaak geen meerwaarde zien in het betrekken en inzetten van het KCC. Wat te doen?
• Hoe kunnen we het KCC verder door-ontwikkelen? Wat is de volgende stap?
• Is een KCC voor iedere gemeente de beste oplossing?
• Ervaringen van gemeenten met de volgende projecten in het kader van “beter en goedkoper vanuit gebruikersperspectief”; rijbewijzen, verhuisproces, informatiediensten aan ZZP’ers, dienstverlening aan begrafenisondernemers, werkfraude.
• Ervaringen met de nieuwe begrotingsvoorschriften met eenduidige bedrijfsvoerings-indicatoren
• Introductie van vraaggerichte sturing heeft consequenties voor de inrichting van de gemeentelijke organisatie. We kunnen dit niet zonder een uitgekristalliseerd en meetbaar kwaliteitsbeleid
• Hoe maak je een toekomst visie van een gemeente concreet, begrijpelijk en inzichtelijk? Onze gemeente heeft een film gemaakt waarin de visie en een toekomstscenario van dienstverlening verbeeld wordt. En een andere gemeente heeft een visie uitgewerkt in een visieplaat, zijnde een poster met de essentie van de dienstverlening, die uitnodigt om hierover in gesprek te gaan.
• Zaakgericht werken is nodig maar werkt overal anders
• De gemeentelijke organisatie krijgt te maken nieuwe taken en nieuwe klantgroepen. Dat betekent aanpassen van bestaande processen en het inregelen van nieuwe. Maar wat betekent dit voor het klantcontact van de gemeente? Er wordt veel gesproken over hoe deze klanten ‘toegang’  krijgen tot het sociaal domein. Maar hoe verloopt dat in de praktijk?
• Ik ga investeren in samenwerking, uitbesteding, verzelfstandiging of andere activiteiten. Hoe kom ik aan informatie om deze beslissing te onderbouwen?
• Welke methodes zijn er om continu verbeteren in mijn organisatie in te voeren?
• Hoe kunnen we de financiële positie van onze organisatie snel in beeld brengen?
• Hoe krijg ik voldoende grip op de financiën van mijn organisatie? Hoe zorg ik voor voldoende stuurinformatie, die ook juist en tijdig is? En hoe organiseer ik dat deze informatie efficiënt en effectief verzameld, veredeld en verstrekt wordt?
• Hoe krijg ik inzicht in de werkelijke kosten van mijn producten en diensten? Wat zijn voor onze organisatie de belangrijkste costdrivers?
• Hoe kan mijn organisatie de kosten verlagen met behoud van kwaliteit en betrouwbaarheid?
• In de huidige tijden van bezuinigen wil ik een directe link leggen tussen budget en te leveren prestaties. Hoe breng ik die informatie gestructureerd in kaart?
• Hoe kan ik primaire processen beter en sneller ondersteunen, inspelend op samenwerking met de stad: met kennisinstellingen, het bedrijfsleven en de burgers. Stoppen met accountmanagers? Opleidingen optimaal inzetten? Uitwisseling van personeel?
• Ik wil vraag- en opgavegestuurd werken (klant- en wijkgericht), maatwerk leveren in een gestandaardiseerde en geautomatiseerde omgeving
• Ik wil snel kunnen schakelen tussen kanalen (streef naar max. 2 contactmomenten voor de klant)
• Met inzet van digitale kanalen, waaronder sociale media, neemt het gemak contact te hebben met burgers toe. Dit vraagt wel ruimte om zelfstandig te mogen handelen
• Mensen aannemen die met gebruik van social media zijn opgegroeid.

Medewerkers die daar behoefte aan hebben ondersteunen en faciliteren om wegwijs te worden in het gebruik van social media in hun werk

• Gedragsregels afspreken: medewerker blijft ambtenaar, ook wanneer hij/zij op social media zit.
• Bevoegdheden medewerkers helder hebben, weten wat de regels zijn en waar de rek zit, dekking bieden vanuit de organisatie bij snel en flexibel handelen
• Flexibiliteit in plannen en roostering: maatwerk leveren voor een klant duurt langer
• De klant vaker bevragen op hun behoeftes en meer betrekken bij procesverbeteringen
• Beter benutten van inzichten, ervaringen en suggesties van medewerkers met direct klantcontact
• Richt een team in dat zich buigt over maatwerkvragen.
• Inwoners en organisaties eisen een niveau van transparantie en leverbetrouwbaarheid waarop de bedrijfsvoering van onze gemeente niet is ingericht
• Zaakgericht werken en sturen van werkstromen; capaciteit toewijzen aan werkstromen en productiviteit in beeld
• Sturen met cijfers naar vastgestelde doelen; begroten op resultaat in plaats van uren.
• Smart finance: ervaringen. Tijdwinst boeken in facturatieproces. Crediteurenproces versnellen via inkoop- en budgetinformatievoorziening
• We zoeken aanknopingspunten in ons streven naar verbetering van onze bedrijfsvoering maar ondervinden moeilijkheden met samenwerking met andere teams, verantwoordelijkheden laag leggen, werkdruk en prioriteren, betere systemen voor bedrijfsvoering die meer ondersteunend zijn aan ons werk en onze werkprincipes.
• Ervaringen met klantreizen en serviceformules
• Aard, inhoud en volume van klantcontact zijn in vijf jaar toch wel veranderd!
• Persoonlijke dienstverlening: kun je de manier van communiceren afstemmen op de burger en bedrijf zodat je een integraal klantbeeld hebt?
• De overheid moet zorgvuldig zijn: dus vooraf nadenken over ethische zaken, zoals privacy;
• Niet simpel maken van de bureaucratie (meldingen indelen en burger laten kiezen) maar écht veranderen door omkering van de dienstverlening
• De overtuiging dat ‘beter voor de gebruiker en goedkoper voor de organisatie’ samen gaan wanneer het gebruikersperspectief centraal staat, is nog onvoldoende gemeengoed voor zowel veel professionals in het veld als voor bestuurders.
• Stapsgewijs optimaliseren van de website
• Ervaringen met verbetermogelijkheden in klantvriendelijkheid en snelheid van dienstverlening en kosteneffectiviteit door de LEAN-methode?
• Verhogen aandeel digitale transacties door middel van kanaalsturing
• Door continue verbeteren op alle producten/diensten door te voeren met relatief eenvoudig gebruiksonderzoek kunnen ook (relatief) grote effecten worden bereikt bij kleine gemeenten
• Er ontstaat meer kostenefficiëntie nadat de dienstverlening is verbeterd en als het gebruikersperspectief (wensen van gebruikers en hun suggesties voor verbetering) leidend is geweest voor de inrichting van de dienstverleningsprocessen.

5. Slotronde en afsluiting

Iedereen krijgt de kans tot een laatste woord, een slotconclusie en het doen van een persoonlijke aanbeveling. Ook hiervan wordt verslag opgemaakt.
Binnen 2 weken wordt een compleet verslag aan alle aanwezige deelnemers toegezonden, vergezeld van een deelnemerslijst en concreet toepasbare aanbevelingen.